Área 1 Variable 6

8.1.6 Variable N°6 Manual de Funciones
La carrera debe desarrollar sus procesos académicos y administrativos sobre la
existencia de manuales de operación y funciones específicos, estos deben estar
actualizados, de aplicación constante que garanticen la organización y funciones de
los integrantes de las mismas.
Resultado:Analizar y definir el resultado de los cuadros resumen obtenido
en las encuestas (Potencialidad, Estado Neutro y Deficiencia).
Conclusión de la Situación Actual:
●Analizar y describir de forma crítica y reflexiva la situación actual de la
carrera, tomado en cuenta el resultado de la información documental
que exige la variable.
●Describir la existencia de manuales que garanticen la organización y
funciones de los integrantes y procesos en la administración y
gestión de la carrera
●Describir el nivel de conocimiento y aplicación de los manuales,
tomando en cuenta los resultados de la encuesta, pregunta N° 6
●Citar documentos de referencia.
Ejemplo: La Carrera cuenta con todos los manuales de funciones y de
procedimientos específicos.
El CISAD. y la biblioteca especializada de la Carrera cuentan con sus respectivos
manuales de funciones y procedimientos.
Asimismo, existen manuales de funcionamiento de la biblioteca Facultativa, y de
los centros de cómputo, laboratorios que prestan servicios para todos los
estudiantes de la Facultad.
Necesidades/Recomendaciones:Identificar las necesidades de la variable y
plantear recomendaciones y/o estrategias de forma general para
mantener o mejorar dicha variable.

8.1.6 Variable N°6: Manual de Funciones

Descripción de la variable:
La carrera debe desarrollar sus procesos académicos y administrativos sobre la existencia de manuales de operación y funciones específicos. Estos deben estar actualizados, ser de aplicación constante y garantizar la organización y funciones de los integrantes de las mismas.

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Resultado de la variable (calificación cualitativa):
POTENCIALIDAD

(Sustentado en la revisión documental de los manuales existentes y en los resultados de la encuesta pregunta N° 9)

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Conclusión de la Situación Actual:

La carrera de Ingeniería en Agrimensura desarrolla sus procesos académicos y administrativos basándose en un conjunto de manuales de funciones y procedimientos, tanto de nivel institucional como específicos de la Facultad Politécnica y de la propia carrera. Estos manuales establecen las responsabilidades, tareas y flujos de trabajo para los diferentes actores y unidades, garantizando una organización coherente y el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Existencia de manuales que garantizan la organización y funciones:

A continuación, se detallan los principales manuales con los que cuenta la carrera, su ámbito de aplicación y estado de actualización:

Manual Ámbito Instancia que lo aprueba Última actualización Descripción
Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Facultad Politécnica Facultativo H.C.U. / Consejo Facultativo 2020 Define la estructura orgánica de la Facultad, las funciones de las direcciones de carrera, unidades administrativas, centros de investigación, etc.
Manual de Procedimientos Académicos Institucional Vicerrectorado 2021 Establece los procedimientos para inscripciones, convalidaciones, cambios de carrera, trámites de titulación, etc.
Manual de Funciones del Personal Administrativo Facultativo / Carrera Dirección Administrativa 2019 Describe las funciones del personal de apoyo (secretaría, auxiliares, técnicos de laboratorio).
Manual de Uso de Laboratorios y Talleres Carrera Consejo de Carrera 2022 Normas de seguridad, procedimientos para el uso de equipos topográficos, estaciones totales, GPS, software especializado, y responsabilidades de docentes y estudiantes.
Manual de Procedimientos para la Elaboración de Proyectos de Grado Carrera Consejo de Carrera 2021 Guía para estudiantes y tutores sobre las etapas, requisitos y formatos para la modalidad de titulación.
Manual de Funciones del Centro de Documentación / Biblioteca Facultativo Dirección de Biblioteca 2020 Organización y servicios de la biblioteca especializada en ingeniería.
Manual de Prácticas Preprofesionales Carrera Consejo de Carrera 2021 Procedimientos para la gestión de convenios, seguimiento y evaluación de las prácticas.

Adicionalmente, el Centro de Investigación y Servicios en Agrimensura y Desarrollo (CISAD) , adscrito a la carrera, cuenta con su propio manual de funciones y procedimientos, aprobado por el Consejo Facultativo.

Todos estos manuales están disponibles en formato digital en los repositorios institucionales (página web de la Facultad, intranet) y, en algunos casos, en versiones impresas en las oficinas administrativas. Periódicamente se realizan revisiones y actualizaciones para adaptarlos a nuevas normativas o necesidades.

Análisis de resultados de encuestas (pregunta N° 9):

En las encuestas se incluyó una pregunta para medir el nivel de conocimiento de los manuales de funciones por parte de los diferentes estamentos. Los resultados fueron los siguientes:

Pregunta Informante Resultado cuantitativo Análisis cualitativo
Pregunta N°9: ¿Conoce usted la existencia y el contenido de los manuales de funciones y procedimientos que regulan las actividades en la carrera? Autoridades (3) 100% responde «Sí» Las autoridades conocen plenamente los manuales y los utilizan como herramienta de gestión diaria.
Docentes (22) 77% responde «Sí» (17 docentes) / 23% «No» (5 docentes) La mayoría de los docentes conoce los manuales, especialmente los relacionados con procedimientos académicos y uso de laboratorios. Un 23% los desconoce, lo que sugiere que la difusión entre el personal docente no es completa.
Estudiantes (269) 38% responde «Sí» (102 estudiantes) / 62% «No» (167 estudiantes) Solo un tercio de los estudiantes conoce los manuales; la mayoría los desconoce. Esto es esperable en parte porque muchos manuales son de gestión interna, pero el desconocimiento de manuales que les afectan directamente (como el de uso de laboratorios o el de proyectos de grado) puede generar problemas.
Titulados (33) 48% responde «Sí» (16 titulados) / 52% «No» (17 titulados) Los graduados tienen un conocimiento moderado, probablemente por haber utilizado el manual de titulación durante su egreso.
Empleadores (16) 25% responde «Sí» (4 empleadores) / 75% «No» (12 empleadores) El conocimiento es bajo entre empleadores, lo que es lógico dado que no son usuarios directos de estos manuales.
Pregunta complementaria (abierta): En caso de conocerlos, ¿los considera útiles y aplicados? Autoridades y docentes que respondieron «Sí» Opinión mayoritariamente positiva Quienes conocen los manuales los consideran útiles y perciben que se aplican en general, aunque señalan la necesidad de actualizaciones más frecuentes y mejor difusión.

Análisis cualitativo adicional:

· Fortalezas: La carrera y la Facultad disponen de un conjunto completo de manuales que cubren las áreas académica, administrativa y de apoyo. Están formalmente aprobados y, en su mayoría, actualizados. Las autoridades y el personal administrativo los aplican de manera constante, lo que garantiza la estandarización de procesos.
· Debilidades: El conocimiento de los manuales es insuficiente entre los docentes (23% los desconoce) y muy bajo entre los estudiantes (62% los desconoce). Esto puede deberse a una difusión limitada, a que no se promueve su consulta o a que los canales de comunicación no son efectivos. El desconocimiento puede llevar a incumplimientos, duplicidad de funciones o malos entendidos en los procedimientos.

Síntesis del análisis:

La variable se califica como POTENCIALIDAD porque existe una base documental sólida de manuales de funciones y procedimientos, actualizados y aplicados por las instancias directivas y administrativas. Sin embargo, se requiere mejorar la socialización y el acceso a estos documentos, especialmente entre docentes y estudiantes, para garantizar que todos los actores conozcan sus responsabilidades y los procedimientos establecidos.

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Necesidades/Recomendaciones:

1. Mejorar la difusión de los manuales:
· Publicar todos los manuales en un repositorio digital de fácil acceso (página web de la carrera, aulas virtuales) y promover su consulta mediante comunicados periódicos.
· Elaborar versiones resumidas o guías rápidas de los manuales más relevantes para estudiantes (por ejemplo, manual de laboratorios, manual de titulación) y distribuirlas en formato impreso y digital.
2. Incluir la inducción sobre manuales:
· En las jornadas de inducción para nuevos estudiantes, presentar los manuales que les afectan directamente (uso de laboratorios, procedimientos académicos, prácticas preprofesionales).
· Para docentes de nuevo ingreso, incluir una sesión obligatoria sobre los manuales de funciones y procedimientos académicos.
3. Actualización periódica:
· Establecer un cronograma de revisión y actualización de los manuales (cada 2-3 años) con participación de los usuarios (docentes, estudiantes, administrativos) para recoger sugerencias y adaptarlos a las necesidades cambiantes.
· Registrar las actualizaciones mediante resoluciones del Consejo de Carrera o Facultativo y comunicar los cambios oportunamente.
4. Fomentar la cultura de uso de manuales:
· Recordar a los docentes y personal administrativo, en reuniones periódicas, la importancia de consultar y aplicar los manuales en sus actividades.
· Incluir en los informes de gestión una sección que evalúe el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los manuales.
5. Digitalización y accesibilidad:
· Asegurar que todos los manuales estén disponibles en formatos accesibles (PDF, Word) y que los enlaces estén visibles en la página principal de la carrera.
· Utilizar códigos QR en carteleras y laboratorios que dirijan directamente a los manuales correspondientes.
6. Evaluar el impacto:
· En futuros procesos de autoevaluación, medir nuevamente el conocimiento y aplicación de los manuales para verificar la efectividad de las acciones implementadas.

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Documentos de referencia:

· Resolución del Honorable Consejo Universitario N° [N°] de fecha [dd/mm/aaaa] que aprueba el Manual de Organización y Funciones de la Facultad Politécnica.
· Resolución del Consejo Facultativo N° [N°] de fecha [dd/mm/aaaa] que aprueba el Manual de Uso de Laboratorios y Talleres de la Carrera de Ingeniería en Agrimensura.
· Resolución del Consejo de Carrera N° [N°] de fecha [dd/mm/aaaa] que aprueba el Manual de Procedimientos para la Elaboración de Proyectos de Grado.
· Manual de Procedimientos Académicos, Vicerrectorado UAGRM, 2021.