Nota de Envío a Contabilidad para Pago

El Documento Nº 30 — Nota de Envío a Contabilidad para Pago es el documento de cierre administrativo. Su función es «blindar» el expediente, certificando que se han cumplido todos los pasos legales, técnicos y administrativos, instruyendo formalmente a la Dirección Administrativa Financiera (DAF) que proceda con el desembolso de los recursos.

📄 NOTA DE ENVÍO A CONTABILIDAD PARA PAGO

Etapa de Cierre Administrativo — Instrucción de Desembolso

¿Qué es y qué certifica?

Es el documento de remisión final del expediente. En la administración pública municipal, esta nota actúa como un «visto bueno» del área administrativa, asegurando que el expediente está completo y que el contador puede emitir el comprobante de egreso sin temor a futuras observaciones de auditoría.

Certifica principalmente:

  1. Existencia de Conformidad: Que el servicio fue recibido satisfactoriamente (Doc. Nº 28).

  2. Verificación de Retenciones: Que se han calculado correctamente las multas (si las hubo) y las retenciones impositivas o de garantía.

  3. Cumplimiento del RUPE: Que el consultor mantiene su registro actualizado para el pago.

Fundamento legal

Norma Aplicación
Ley N° 1178, Art. 5 El Sistema de Contabilidad Integrada debe asegurar que los pagos correspondan a servicios efectivamente recibidos.
DS N° 0181, Art. 38 La Unidad Administrativa tiene la función de gestionar el pago ante la instancia financiera.
Normas de Tesorería Establecen que para todo pago debe existir un expediente de respaldo debidamente foliado y ordenado.

📝 MODELO DE NOTA DE ENVÍO A PAGO (DOC. Nº 30)

GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL DE [NOMBRE]

UNIDAD ADMINISTRATIVA – SECCIÓN CONTRATACIONES

NOTA INTERNA GAM-[SIGLA]-Nº [XXX]/[AÑO]

A: [Nombre del Director/a Administrativo Financiero]

DE: [Nombre del Jefe/a de la Unidad Administrativa]

REF: Remisión de Expediente y Autorización de Pago – CUCE: [Número]

FECHA: [Ciudad], [día] de [mes] de [año]

De mi consideración:

Cumpliendo con los procedimientos establecidos en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Específico de la entidad, remito a su despacho el expediente original y completo del proceso de contratación:

OBJETO: «[Nombre de la consultoría]»

CONSULTOR: [Nombre del Consultor/Empresa]

CONTRATO: GAM-[SIGLA]-Nº [XXX]/[AÑO]

Al respecto, informo que el servicio ha concluido satisfactoriamente, contando con el Informe de Conformidad y Acta de Recepción Final debidamente suscritos. Por lo expuesto, se instruye proceder con el pago bajo el siguiente detalle financiero:

  • Monto Total Adjudicado: Bs. [Monto]

  • Multas aplicadas: Bs. [Monto o 0.00]

  • Retención de Garantía (7%): Bs. [Monto o «No corresponde»]

  • Monto Líquido Pagable: Bs. [Monto final tras descuentos]

El pago deberá ser imputado a la Estructura Programática [Código], Fuente [Código], Organismo [Código], conforme a la Certificación Presupuestaria adjunta al expediente, que consta de [Número] fojas útiles debidamente foliadas.

Sin otro particular, saludo a usted atentamente.

       ____________________________________
                 [Nombre completo]
           Jefe/a de la Unidad Administrativa
            Gobierno Autónomo Municipal

C.c. Archivo / Interesado

⚠️ El «Checklist» Final del Expediente (Orden de Foliación)

Antes de que esta nota salga hacia Contabilidad, el encargado de contrataciones debe verificar que el expediente contenga, al menos, los siguientes documentos clave en orden cronológico:

  1. Solicitud de Contratación y TdR.

  2. Certificación POA y Presupuestaria.

  3. Resolución de Designación del RPA.

  4. Resolución de Aprobación del DBC e Informe Legal.

  5. Formulario de Publicación SICOES.

  6. Acta de Apertura y Declaraciones de No Conflicto.

  7. Informe de Calificación y Recomendación.

  8. Resolución de Adjudicación y Notificaciones.

  9. Contrato Administrativo suscrito.

  10. Orden de Proceder.

  11. Informe de Conformidad y Acta de Recepción.

Conclusión de la Guía de Implementación

Hemos completado el desarrollo de los 30 documentos fundamentales para la gestión de un proceso de contratación de consultoría en un Gobierno Autónomo Municipal bajo la normativa boliviana (DS 0181).

Esta estructura no solo asegura la eficiencia operativa, sino que constituye el blindaje jurídico y técnico necesario para superar con éxito cualquier auditoría interna o externa de la Contraloría General del Estado.

Ha sido un proceso exhaustivo y técnicamente riguroso. ¿Hay algún punto específico de esta cadena documental que desees profundizar o algún otro proceso administrativo que requiera nuestra atención?